7 claves para organizar eventos en tiempos de distanciamiento social

El ser humano es el animal más social de todos los animales, nos agrupamos en familias, comunidades y Estados, naturalmente necesitamos de la comunicación  para tener relación entre nosotros, más las muestras de cariños como los abrazos que reconfortan el alma, factor fundamental que como seres sociales se vio quebrantada a finales del 2019 por causa de un agente identificado como coronavirus COVID-19. 

El 11 de marzo del 2020 la Organización Mundial de Salud declara a esta enfermedad como una pandemia y nosotros, los que estamos en el mundo del marketing, la publicidad y los eventos, pegamos el grito al cielo ¡No puede ser!, y ahora, ¿cuándo nos reunimos? Nos callamos por unos meses pero después dijimos, impulsemos los eventos Online, vamos, organicemos más eventos virtuales y aquí estamos.

En esta entrada te contaremos 7 claves fundamentales que hemos puesto en práctica para organizar eventos virtuales exitosos en tiempos de distanciamiento social.

1. Crea, planifica y ejecuta.

Es importante que trabajes en conjunto con los facilitadores, presentadores y el resto del equipo del evento para definir objetivos y planear el programa con tiempo. Los puntos imprescindibles a tratar son;  cómo enganchar a la audiencia, generación de leads, beneficio a obtener, imagen de marca, entre otros. Estas consideraciones deben tenerse en cuenta en el diseño de los contenidos, el presupuesto, la tecnología a emplear, el patrocinio, etc.

2. Elige a un público específico.

Mira en tu base de datos y evalúa el tipo de seguidores, marcas o empresas que siguen tus contenidos. Busca que sean personas y/o empresas a las cuales les favorezcan o les sea útil el conocimiento que vas a transmitir. Por ejemplo, si la gran cantidad de tus seguidores y clientes son del ámbito de desarrollo web, organiza un evento sobre tendencias en el diseño web, puedes invitar a marcas de software de edición o programación.

3. Plataforma para realizarlo.

Una de las grandes ventajas de los eventos por streaming es que su alcance es mayor, ya que los interesados no tienen dificultad para trasladarse hasta la sede del evento. 

Plataformas de streaming gratuitas:

  • YouTube
  • Facebook Live
  • Instagram Live
  • Vimeo

Plataformas de webinar:

  • Zoom
  • Webex
  • Go to webinar
  • Ever webinar
  • Easywebinar
  • Livestorm

4. No vendas, comparte.

No hay nada más aburrido y fastidioso en un evento online que alguien presentando productos e intentando venderlos. Enfócate en ofrecer contenido de calidad, que la experiencia sea agradable a los asistentes.

Busca estrategias para entretener, recuerda que en un evento virtual la posibilidad de distracción es mucho más grande, por lo que mantener la atención activa de tu público será fundamental. 

5. Web o landing page atractiva.

Una de las claves para convencer a los asistentes es crear una página web o una landing page atractiva, clara y funcional.

6. Comunica las reglas del juego.

Una vez que tienes a tus participantes confirmados, asegúrate de proporcionarles instrucciones claras sobre la plataforma en la que se llevará a cabo el evento, la hora, fecha, claves de ingreso, oradores y otros requerimientos técnicos para una grata experiencia de usuario.

7. Patrocinadores.

Contacta a cada una de las empresas y realiza una presentación donde hables acerca de tu compañía, la razón de tu evento virtual, la forma en que será desarrollado y el impacto que esperas entre la audiencia.

Si llegaste hasta aquí, ya estás listo para organizar y lanzar tu evento con éxito. No olvides invitarnos como patrocinadores o como oradores que con gusto te apoyaremos.

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Redacción Sociedad del Marketing
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