Cómo organizar un evento virtual – 10 Tips rápidos

Enseñanzas de una pandemia: ser los mejores organizando eventos virtuales.

Esto es una recopilación de las vivencias que hemos tenido realizando eventos virtuales, te dejamos aquí una mini guía que con seguridad te serán útiles. Sin más preámbulo, vamos al grano, digo, a la lectura. 

1. Utiliza un buen software o plataforma

Olvídate de lo gratis si quieres impactar. Invierte un poco en plataformas de pago. Las plataformas de transmisión en vivo disponen de funciones y herramientas que harán que tu evento sea más interactivo y agradable.
Con ellas podrás colocar títulos o textos en pantalla, presentaciones de PowerPoint, tu logo, colores de tu marca e incluso algunas cuentan con avatares y entornos virtuales en 3D.
Vamos con unos ejemplos;

Consulta las páginas y evalúa lo que ofrecen.

2. Haz que corra como la pólvora

Promociona tu evento. Utiliza los canales de comunicación digital para dar a conocer tu evento, te recomendamos que lo hagas tanto de forma orgánico y pago a través de posts en redes sociales, de esta forma tu anuncio tendrá más alcance.

3. Capta a tus leads

Lo mejor de crear eventos virtuales es la captación de nuevos clientes potenciales. Para ello utiliza formularios de inscripción para hacer seguimiento del volumen de asistentes a tu evento y poder gestionarlos adecuadamente.

4. Cuida la imagen

La imagen va desde lo más evidente, hasta el más mínimo detalle, como puede ser el flyer, el fondo que tendrás tras de ti y/o la ropa que usarás en el evento.

5. Deja por fuera cualquier imprevisto

Prueba todo lo que puedas, la plataforma a través de la cual harás el evento, haz pruebas de sonido, de cámara, de documentos, haz pruebas también con todos los ponentes. Hazlo especialmente unos 20 minutos antes del encuentro. Una vez en el evento haz una prueba de sonido con los participantes, a esta altura todo debe funcionar bien.

6. Reto: captar la atención del público

Mantener la atención en un evento virtual a veces suele ser complicado, así que debes hacerlo lo más dinámico posible. Para ello, te aconsejamos que el evento no se extienda más de dos horas y que, en el desarrollo del mismo, no se hable de la misma temática durante más de 20 o 30 minutos.

7. Desafío: que no desconecten

Interactúa con los asistentes. Busca la manera de interactuar a través de encuestas, preguntas, concursos, de esta forma mantendrás a tu audiencia no se desconectará.

8. Conecta

Una vez haya finalizado el evento, fortalece los vínculos con tus asistentes a través del mail, (sin ser fastidioso por favor) Envía una newsletter con un resumen del evento, envía una encuesta de opinión u ofrécete para resolver dudas. Cualquier cosa que te mantenga en contacto con ellos te servirá para crear comunidad.

9. Mide el impacto de tu evento

“Lo que no se puede medir no se puede controlar” Crea un informe de los resultados que ha tenido tu evento. Porcentaje de inscritos, cuál ha sido el impacto en redes sociales. Cualquier dato te será útil para medir el impacto de tu evento y te permitirá mejorar tus futuros eventos.

10. Llegó la hora para el networking

Crear un espacio dedicado al networking es lo ideal. Puedes crear un grupo de Facebook privado solo para los asistentes del evento. O bien crea un grupo en Telegram donde puedan además de interactuar recibir contenidos que les ayude a crecer.

¿Tienes un evento en mente? Contáctanos.

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Redacción Sociedad del Marketing
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